Zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.2024 poz. 928)

Sygnalista” to osoba fizyczna, która zgłasza (sygnalizuje) lub ujawnia informacje na temat naruszeń, uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą lub w  środowisku zawodowym. Zgłoszenia mogą być realizowane w szczególności przez: pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, petenta, klienta. Sygnalista zgłasza informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje, pracowała lub utrzymuje inne relacje zawodowe.  

I. Zakres przedmiotowy dokonywanego zgłoszenia:

Zgłaszanie naruszeń prawa Unii Europejskiej za pomocą dedykowanego kanału zgłoszeń może dotyczyć tylko obszarów określonych w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Dz.U.UE.L.2019.305.17 oraz w art.  3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z dnia 24 czerwca 2024 r. poz. 928 ze zm.). Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa, które jest działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa. Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskaz. w pkt.1-16.

II. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

1. 1. na adres poczty elektronicznej: oas@gminawolin.pl ,
   2. ustnie pracownikowi przyjmującemu zgłoszenia zewnętrzne - Pani Marceli Babiarczyk, podinspektor ds. kadr lub pracownikowi zastępującemu - Panu Arturowi Słockiemu, kierownik Referatu Organizacyjno-Administracyjnego i Spraw Społecznych,
   3. telefonicznie pod numerem telefonu +48 530 101 765,
   4. w formie listownej na adres Urzędu Miejskiego w Wolinie, ul. Zamkowa 23, 72-510 Wolin, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty”, „Kadry – do rąk własnych”.

Sygnalista dokonując zgłoszenia na adres poczty elektronicznej lub listownie może wykorzystać formularz zgłoszenia zewnętrznego, którego wzór stanowi załącznik do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie można w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia, pozostawia się bez rozpoznania.

III. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

Ochronie przewidzianej w Procedurze zgłoszeń zewnętrznych nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Organ publiczny udziela osobom narażonym na Działania odwetowe wsparcia w celu zapobieganiu wystąpieniu tych działań.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego.

Na żądanie sygnalisty Burmistrz Wolina wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej
w ustawie o ochronie sygnalistów.

IV. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu (adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej) osoby dokonującej zgłoszenia osoba uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń zewnętrznych w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Wolina a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania  Burmistrza,  jest  ono  przekazywane  organowi  publicznemu  właściwemu do podjęcia działań następczych o czym informuje się sygnalistę.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, o czym informuje się sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

5. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne spełnia warunki wstępnej weryfikacji określone do sygnalisty przesyłane potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieją uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

V. Rozpatrywanie zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Wolina obejmuje następujące etapy:

1. 1. postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, w tym ocena czy doszło do naruszenia prawa lub istnieje ryzyko wystąpienia takiego naruszenia, a także czy na skutek naruszenia wystąpiła szkoda majątkowa, a w razie jej stwierdzenia – oszacowanie szkody;
   2. dalsze działania następcze, które mają na celu przeciwdziałanie skutkom i przyczynom naruszeń prawa lub obniżenie ryzyka naruszenia prawa.

Osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Burmistrz Wolina może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

Burmistrz Wolina przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

V. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

1. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.
3. Pracownik przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po uprzednim poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

VI. Burmistrz Wolina dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

1. Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.
2. Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
3. Możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

VII. Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia,
tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów):

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Sygnalista działa w dobrej wierze, czyli w oparciu o fakty i inne obiektywne informacje, składanie fałszywych zawiadomień o charakterze pomówienia może być karane na zgodnie z art. 212 Kodeksu karnego:

§ 1. Kto pomawia inną osobę, grupę osób, instytucję, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej o takie postępowanie lub właściwości, które mogą poniżyć ją w opinii publicznej lub narazić na utratę zaufania potrzebnego dla danego stanowiska, zawodu lub rodzaju działalności, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

§  2. Jeżeli sprawca dopuszcza się czynu określonego w § 1 za pomocą środków masowego komunikowania, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku lub

VIII. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich,

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl